PivotTable, salah satu fasilitas yang disediakan Excel, dapat digunakan untuk membuat Report tanpa repot.
Untuk membuat PivotTable sederhana, lakukanlah langkah - langkah berikut :
- Buat database sebagai database sumber, dengan judul kolom (field) sesuai dengan ketentuan dalam pembuatan database pada umumnya.
- Blok/sorot data (termasuk judul), kemudian klik Insert, PivotTabel, PivotTable (Excel 2007).
- Kemudian ikuti langkah - langkah yang ada dalam Dialog Box.
Pivot Table terdiri dari 3 judul, yaitu :
- Judul Utama (Report Filter)
- Judul Kolom (Column Labels)
- Judul Baris (Row Labels)
dan DATA.
Ketiga Judul tersebut mengacu kepada judul - judul (field) yang ada dalam database sumber. Selain itu dapat pula ditambahkan judul tambahan yang merupakan hasil perhitungan (Calculated Field).
Data dapat dikelompokkan/dijumlahkan berdasarkan kelompok tertentu, melalui Calculated Item.
Selain untuk database yang bersifat umum, PivotTable juga dapat dipergunakan sebagai sarana untuk membuat laporan keuangan, dengan cara sebagai berikut :
- Jurnal beserta Chart of Accounts (Kode Rekening) nya disimpan dalam suatu file yang merupakan database sumber. Dalam file ini juga dapat ditambahkan sheet "Buku Besar" yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari laporan keuangan.
- PivotTable, yang disimpan dalan file terpisah, merupakan Trial Balance (Neraca Saldo), yang dapat dijadikan reference untuk membuat Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Arus Kas, Analisa Keuangan (Ratio) dan laporan pendukung lainnya, mis. penjelasan laporan keuangan.
Yang menarik dari PivotTable yang flexible, Trial Balance (Neraca Saldo) tersebut dapat dibuat secara bulanan, year to date atau tahunan dengan mengacu kepada satu database sumber yang sama, sehingga laporan keuangan yang dihasilkan juga dapat berupa laporan keuangan bulanan, year to date atau tahunan.
Jika anda tertarik untuk mendalami PivotTable sekaligus ingin memahami bagaimana membuat laporan keuangan dengan PivotTable maka anda dapat membaca buku yang baru saja diterbitkan bulan Mei ini, berjudul :
"Membuat Report akuntansi tanpa repot dengan Excel 2007".
Apabila, setelah membaca buku ini dan mencoba CD nya, anda memerlukan penjelasan lebih lanjut, silakan hubungi saya :
Hendrik Karnadi
email : hendrik@ekakarya.com, hendrikkarnadi@yahoo.com
hp : 0813 100 25 890
Anda juga dapat mengunduh "updated" filenya (LapKeu.rar) secara gratis melalui 2shared.com dimana Buku Besar menyatu dengan Laporannya dan File Jurnal hanya berisi Chart of Account (Sheet COA) dan jurnal transaksi (Sheet DATA).
